Офисный переезд может произойти в любое время. Решение о предстоящем переезде принимается в связи с реструктуризацией компании, заключением договора на аренду другого помещения или просто по желанию владельца предприятия. При планировании переезда можно пойти по одному из двух путей: организовать мероприятие самостоятельно или обратиться к услугам специалистов.
Самостоятельный переезд
Самостоятельный офисный переезд нужно начинать с тщательного планирования. Рассчитайте сроки, оцените возможности, выберите день. Четко определите, кто из сотрудников какие функции будет выполнять. Назначьте «главного» по переезду. Вполне вероятно, что сотрудники не загорятся энтузиазмом от перспективы переноски вещей в свой выходной день, поэтому лучше назначить переезд на рабочий день и уложиться в часы, отведенные для работы. Как правило, в таком случае работники офиса с удовольствием соглашаются «прогулять» день и сменить умственный труд на физический. Накануне переезда разошлите всем сотрудникам, клиентам, поставщикам и другим заинтересованным лицам письма с указанием нового адреса офиса.
Офисный переезд нужно начинать с упаковки всех вещей, оргтехники, документов. Для начала отключите от сети все электрические приборы и промаркируйте провода. Маркировка поможет «собрать» офис на новом месте. Чтобы не запутаться, разложите провода от рабочих мест по отдельным пакетам и промаркируйте пакеты. Мониторы компьютеров защитите специальной упаковочной пленкой (с пузырьками). Сложите оргтехнику и провода в картонные коробки или используйте гофрокартон.
Самые ценные вещи лучше перевезти отдельно, еще до переезда. Документы упакуйте в картонные коробки и обязательно промаркируйте. Чтобы не потерять ничего важного, поручите каждому сотруднику собрать и упаковать собственное рабочее место. Вес каждой коробки с документами не должен превышать 20 кг. После упаковки документов займитесь мебелью: разберите, упакуйте отдельные элементы и обязательно их промаркируйте. Сложите элементы по блокам и упакуйте каждый блок отдельно.
Переезд с помощью транспортной компании
Если ваш офис состоит не из двух столов-стульев и одного компьютера, то крайне рекомендуется для его переезда воспользоваться услугами транспортной компании. Специалисты транспортных компаний обладают достаточной квалификацией, чтобы сделать все за вас: спланировать мероприятие, рассчитать его сроки, организовать грузчиков. После заказа услуги на место выезжает специалист, который осматривает офис и оценивает объем предстоящих работ. Составляется список вещей: мебели, документов, оргтехники, проводится оценка имущества. Особо «продвинутые» транспортные компании оформляют страховку во избежание потери или порчи вещей.
Обратившись в транспортную компанию, руководитель предприятия избавляет себя от многих проблем. В арсенале специалистов есть все, что нужно для офисного переезда: упаковочные и маркировочные материалы, грузчики, автомобили. Современные транспортные компании оказывают также услуги по подключению ИТ структуры офиса. Вам останется только назначить дату и наблюдать за тем, чтобы все прошло без проблем. Переезд при помощи транспортной компании имеет еще одно преимущество: его можно проводить в выходной или праздничный день, без ущерба для сотрудников и клиентов.